Cómo hacer la liquidación mensual al propietario del alquiler vacacional [plantilla PDF]
Resumen rápido
La liquidación mensual al propietario debe incluir ingresos por reserva, gastos deducibles, comisión del gestor e importe neto a transferir. Un documento claro y puntual refuerza la confianza del propietario y reduce reclamaciones. Aquí tienes el proceso paso a paso y cómo automatizarlo.
¿Qué es la liquidación mensual y por qué es obligatoria?
La liquidación mensual es el documento contable que el gestor entrega al propietario al cierre de cada mes, detallando los ingresos generados por la propiedad, los gastos aplicados y el importe neto a abonar. Aunque la ley no establece un formato estándar obligatorio, sí exige que el propietario cuente con la información suficiente para declarar los ingresos en su IRPF (rendimientos del capital inmobiliario, modelo 100) y cumplir con la retención del 19% aplicable a los arrendamientos turísticos.
Más allá de la obligación fiscal, la liquidación mensual es la herramienta más importante para fidelizar propietarios. Según un análisis de la plataforma Lodgify sobre el sector de gestión vacacional español, el 68% de los propietarios que cambian de gestor lo hacen por falta de transparencia en la información financiera.
¿Qué debe incluir una liquidación mensual profesional?
Una liquidación completa y profesional tiene siete secciones obligatorias:
1. Cabecera identificativa
Nombre y CIF del gestor, nombre del propietario, nombre y NRA de la propiedad, mes y año de liquidación, y número de documento para archivado. El NRA es especialmente relevante desde 2025 para acreditar la legalidad de los ingresos.
2. Ingresos por reserva
Cada reserva del mes con fecha de entrada, fecha de salida, número de noches, plataforma (Airbnb/Booking/directo), importe bruto cobrado al huésped, comisión de la plataforma descontada e importe ingresado en la cuenta del gestor. El total de esta sección es la base de cálculo de la comisión.
3. Gastos deducibles
Limpieza (con coste por limpieza y número de limpiezas), mantenimiento y reparaciones (con descripción y factura o ticket si supera cierto importe), suministros proporcionales si corren a cargo del propietario, tasas municipales y renovaciones de licencias. Los gastos se descuentan del total de ingresos antes de calcular la comisión del gestor si así está pactado en contrato.
4. Comisión del gestor
Porcentaje acordado, base sobre la que se aplica (bruto/neto) y importe resultante. Debe quedar absolutamente claro para el propietario. Muchos gestores incluyen también el IVA de la comisión (21%) si están dados de alta en el régimen de IVA.
5. Resumen y neto a transferir
Total ingresos − gastos − comisión del gestor = importe neto al propietario. Este número es la cifra que el gestor transfiere a la cuenta bancaria del propietario, junto con la fecha prevista de transferencia.
¿Cuándo debe enviarse la liquidación?
La práctica habitual en el sector es enviar la liquidación entre el día 1 y el 5 del mes siguiente, con transferencia del importe neto entre el día 5 y el 10. Algunos gestores prefieren liquidar a mes vencido con un periodo de 15 días para cuadrar pagos pendientes de plataformas.
Lo importante es que el plazo esté fijado en el contrato de gestión y que se cumpla con regularidad. Un estudio de Property Management Insider de 2024 concluye que los propietarios valoran la puntualidad en la liquidación incluso por encima del importe — prefieren recibir menos pero con total fiabilidad.
Desde la perspectiva del gestor, tener un sistema automatizado es la única manera de escalar: enviar liquidaciones a 20 o 50 propietarios manualmente cada mes es inviable.
La liquidación del mes que viene puede tardar 30 segundos.
No hace falta ser programador. No hace falta contratar a un gestor administrativo. Con Coanfy registras los ingresos del mes (o los importas), añades los gastos, y con un clic el sistema genera el PDF de liquidación con el desglose completo, listo para enviar al propietario por email desde la misma plataforma. El propietario lo recibe, lo abre y ve exactamente cuánto va a cobrar y por qué.
- PDF profesional con logo, NRA, tablas de ingresos/gastos/comisión y total neto
- Envío por email al propietario con un clic desde Coanfy
- Historial completo: el propietario puede consultar todas las liquidaciones pasadas
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¿Cuál es el mejor formato para la liquidación?
El PDF es el formato estándar del sector por varias razones: no es editable (evita confusiones), es compatible con cualquier dispositivo, tiene validez legal y puede archivarse fácilmente.
- Logo del gestor en la cabecera
- Tablas con colores diferenciados para ingresos (verde), gastos (rojo) y comisión (gris)
- Resumen visual destacado con el neto a transferir
- Información de la cuenta bancaria donde se hará la transferencia
- Firma digital o QR de verificación
El PDF debe poder generarse en menos de 30 segundos. Si el proceso de elaboración manual tarda más de 15 minutos por propiedad, con 10 propiedades son más de 2,5 horas al mes dedicadas solo a documentación.
¿Cómo automatizar las liquidaciones?
La automatización de liquidaciones es el salto cualitativo más importante para un gestor profesional. Un software como Coanfy registra los movimientos financieros durante el mes (ingresos por plataforma, gastos añadidos manualmente o importados) y con un clic genera el PDF de liquidación con todos los cálculos ya hechos.
- Enviar el PDF automáticamente al propietario por email
- Registrar cuándo lo ha recibido y abierto
- Mantener un historial de todas las liquidaciones por propiedad
- Generar un resumen anual para la declaración de la renta
Según datos del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, el mercado del alquiler turístico en España generó 4.200 millones de euros en 2024, con más de 28.000 gestores profesionales activos. Para este volumen de actividad, la automatización no es un lujo sino una necesidad.
El 68% de los propietarios que cambian de gestor lo hacen por falta de transparencia.
Una liquidación clara, puntual y profesional es lo que separa a un gestor mediocre de uno que retiene propietarios durante años. Coanfy te da exactamente esa imagen de profesionalidad sin que tengas que invertir horas. Tu propietario recibe su PDF el día 1 de cada mes, ve el desglose completo, y confía en ti. Así de simple.
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